Необходимость оперативно и с гарантией передать важные документы возникает в самых разных ситуациях, и россияне все чаще делают это через нотариуса. В первом квартале 2025 года зафиксировано 44,5 тыс. таких нотариальных действий, при этом в 2,8 раза увеличилось число переданных электронных документов. В 2024 году нотариусы по просьбе граждан передавали различные бумажные и цифровые документы более 206 тыс. раз, на 8% больше, чем годом ранее.
В этом году чаще всего за такой помощью к нотариусам обращались жители Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга, Краснодарского края и Ульяновской области. Также в топ-10 — Свердловская, Ленинградская, Челябинская, Ростовская области и Ставропольский край.
О преимуществах передачи бумажных и цифровых документов через нотариуса рассказываем в этой статье.
«На деревню»... совладельцу
Одна из самых распространенных ситуаций, требующих отправки юридически значимых документов, — сделки по отчуждению долей недвижимого имущества. Например, продажа комнаты в коммунальной квартире или доли в загородном доме. В данном случае законом предусмотрено преимущественное право выкупа сособственников. В этой связи продавец обязан направить совладельцам недвижимости письменное уведомление о планируемой продаже. В нем необходимо указать стоимость отчуждаемой доли и другие существенные условия сделки.
Выполнить такое требование законодательства поможет нотариус, который правильно составит и отправит уведомление за вас. Кроме того, он обеспечит продавца подтверждающими документами, которые смогут стать его «страховкой» в случае возникновения спора. Если в дальнейшем кто-то из сособственников имущества обратится в суд, ссылаясь на то, что никаких оповещений он не получал, продавец для защиты своих прав сможет предъявить соответствующее нотариальное свидетельство. Их может быть два.
Первое — свидетельство о получении извещения. Нотариус выдает его заявителю после того, как совладелец получает отправленное ему сообщение (например, приходит уведомление по заказному письму).
Второе — свидетельство о направлении извещения. Оно выдается в том случае, если совладелец не живет по месту своей регистрации или живет, но уклоняется от корреспонденции, и письмо возвращается нотариусу. При этом по общему правилу извещение все равно считается доставленным адресату, а условие о предложении преимущественного права выкупа — исполненным.
Кроме того, нотариус может помочь даже тогда, когда неизвестно, куда и кому следует отправить документ. В том же ЕГРН не всегда бывают указаны актуальные адреса всех сособственников. Нотариус может выяснить ФИО совладельца и адрес его регистрации, например, направив запрос в МВД.
Бывает, что одним из сособственников недвижимости является несовершеннолетний или недееспособный гражданин. В этом случае, уведомление следует направить его законному представителю, а в ряде случае потребуется участие органов опеки и попечительства. Разобраться во всех этих нюансах также поможет нотариус.
К услугам нотариусов по передаче документов прибегают не только физические лица, но и представители бизнес-сообщества. Классический пример: один из участников ООО намерен подать свою долю в компании третьему лицу. В этом случае он обязан известить всех совладельцев, направив им нотариальную оферту. А если в уставе ООО прописано преимущественное право покупки доли самим обществом, то оферта направляется и в адрес компании.
Когда время — деньги
Иногда крайне важно не только то, что адресат обязательно должен получить юридически значимый документ, но и то, когда именно он должен быть получен. И в этом случае также оптимальным будет обращение в нотариальную контору.
Например, нотариус поможет уведомить вторую сторону договора о его расторжении с соблюдением необходимых сроков. Причем договор в этом случае может быть не только нотариально удостоверенным, но и заключенным в простой письменной форме. И касаться он может как корпоративной сферы — например, отмены поставок каких-либо товаров. Так и отношений между физическим лицами, которые хотят расторгнуть договор строительного подряда, найма, оказания услуг, аренды и так далее.
Бывают ситуации, когда своевременная передача документа помогает избежать серьезных финансовых потерь. Так, иногда граждане оформляют у нотариуса предварительный договор купли-продажи недвижимости, в котором указывают обязательство заключить основной договор до конкретной даты. Зафиксировать намерения помогает задаток, который покупатель передает продавцу. Также в договоре прописывают, что участник, который намерен заключить сделку, должен уведомить об этом вторую сторону в оговоренный срок, например, за семь дней до указанной даты.
Если этого не происходит, считается, что оба участника отказались от сделки, и в этом случае задаток может вернуться покупателю. Если же передумал только владелец недвижимости, а вторая сторона готова ее купить, то задаток по общему правилу возвращается в двойном размере. А в случае отказа покупателя деньги остаются у продавца. И доказать заинтересованность в сделке, сорванной по инициативе второй стороны, продавцу или покупателю поможет отправка извещения через нотариуса.
Еще одна ситуация, в которой может выручить нотариус, — спор между заказчиком и подрядчиком. Как правило, в подобных договорах предусматриваются штрафы и иные санкции за нарушение сроков исполнения услуги. Однако бывает, что подрядчик сделал все вовремя, но передать акты выполненных работ не может: офис компании-получателя закрыт, а ее представители не выходят на связь. Если обратиться к нотариусу, он выдаст свидетельство с указанием того, по каким причинам документы не были переданы адресату. В этом случае все обязательства подрядчика будут считаться исполненными.
Поможет нотариус и в случае корпоративного конфликта. Реальный случай из практики: директор и бухгалтер игнорировали запросы одного из участников ООО. Он обратился к нотариусу с просьбой передать заявление лично по адресу юрлица. Принимать документы от нотариуса там также отказались. Это было зафиксировано в специальном свидетельстве, которое клиент впоследствии использовал в суде.
Незаменимо участие нотариуса, если компания только образуется, а ее учредители находятся в разных регионах — например, двое в Москве, а третий — в Екатеринбурге. Чтобы предоставить электронные документы в регистрирующий орган, им не обязательно тратить деньги и время на поездку через полстраны. В этом случае столичный нотариус удостоверит подлинность подписей участников, которые находятся в его городе, а затем передаст заявление в электронном виде своему коллеге в Екатеринбург. Тот удостоверит подлинность подписи последнего участника и передаст заявление в налоговые органы.
Иногда граждане и представители бизнеса сталкиваются с такими дедлайнами отправки документов в другой город, которые не по силам соблюсти ни экспресс-почте, ни самым быстрым курьерам. Например, нужно в течение часа передать доверенность, согласие супруги на сделку или согласие на выезд ребенка из страны, а в корпоративной сфере — документы для покупки помещения, протокол общего собрания, доверенность на представительство.
Для таких случаев есть нотариальное действие, которое обычно называют «телепортацией документов». Суть его состоит в том, что нотариус переводит бумажный документ в электронный с сохранением его юридической силы и отправляет своему коллеге в регионе получателя. При необходимости нотариус, который получил файл, может перед выдачей вернуть документу классический бумажный вид. В итоге передать оригинал документа даже на другой конец страны получается буквально мгновенно, причем без рисков потерять или повредить его. За 2024 год нотариусы перевели бумажные документы в цифровые и обратно — 4 млн раз.
Электронный сейф
Случается, что человеку или организации нужно не передать документ контрагенту, а надежно сохранить его. Если обеспечить недосягаемость документов для третьих лиц своими силами не получается, их можно передать нотариусу. Причем речь идет о любых форматах — текстовых документах, аудио- и видеофайлах, программных кодах, базах данных и многом другом.
Нотариус загрузит документ в Единую информационную систему нотариата, абсолютно защищенную от доступа посторонних. Файл будет храниться в цифровом архиве в зашифрованном виде, поэтому его невозможно будет не только изменить, но и даже прочитать, в том числе, и самому нотариусу. Кроме того, в системе предусмотрена карантинная зона, в которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ.
Особое значение возможность передачи файлов нотариусу на хранение может иметь для представителей творческих профессий. Такая опция позволяет не только сохранить материалы, но и доказать авторство, если кто-то попытается выдать чужие произведения за свои.
В бизнес-сфере нотариус может выполнять важную задачу по хранению и ведению списка участников ООО. В этом случае сведения никогда не потеряются и не смогут быть уничтожены злоумышленниками. Кроме того, передача этого документа нотариусу обеспечит равный доступ к списку для всех уполномоченных на это лиц.
